1. Tingues clares quines són les teves proves clau
Fes un repàs dels teus documents importants: contractes, factures, nòmines, registres… i pensa quins d’aquests poden tenir més pes legal. Aquests són els que has de protegir amb més cura.

2. Deixa constància de la data des del principi
Acostuma’t a posar un “segell de temps” als documents estratègics. Utilitza una eina oficial i fiable, avalada per un tercer de confiança, perquè la data tingui validesa legal sense que hagis de demostrar-la tu mateix.

3. Assegura l’origen dels teus documents
Per evitar dubtes sobre la seva autenticitat, firma o segella electrònicament els arxius. I si es tracta de documents molt sensibles, millor utilitza una firma o segell qualificat.

4. Guarda-ho tot de manera segura i organitzada
Les teves proves han d’estar protegides i disponibles fins i tot d’aquí a molts anys. Utilitza un sistema d’arxiu electrònic que garanteixi la integritat, l’autenticitat i l’accessibilitat al llarg del temps.

5. Deixa rastre de cada pas
És important tenir un registre clar de tot el que ha passat amb cada prova: quan es va crear, si es va modificar, si es va esborrar… Aquest seguiment dona molta més força en cas de conflicte.

6. Confia en tercers imparcials quan calgui
Si el tema és delicat, recorre a un tercer neutral, com un notari digital o un prestador de serveis de confiança. Així reforces la credibilitat de les teves proves i evites sospites.

7. No donis per fet que els teus col·laboradors ho fan tot bé
Assegura’t que els proveïdors amb qui treballes també protegeixen bé les proves. Revisa les seves certificacions, les mesures de seguretat i com gestionen les dades.

8. Comprova que pots accedir a les teves proves fàcilment
Imagina’t que demà has de presentar una prova clau en un judici. La tens localitzada? Fes simulacres per comprovar que tot està a lloc i que les persones autoritzades poden accedir-hi sense problemes.

9. Forma el teu equip
No n’hi ha prou que només tu sàpigues com gestionar les proves digitals. Tot l’equip ha d’estar al cas de les bones pràctiques, com l’ús de firmes electròniques o segells de temps. I també han de saber identificar noves amenaces, com els deepfakes.

10. Estar al dia
Les normes i les tecnologies canvien molt ràpid. Des de noves lleis com el reglament eIDAS fins a avenços com el blockchain o la computació quàntica. Si la teva estratègia no evoluciona, es queda enrere. Estigues atent i adapta’t als canvis.

#DipòsitDeProgramari #GestióDeRiscos #Ciberseguretat #ContinuïtatDeNegoci #TransformacióDigital #PropietatIntel·lectual